「秘書ってやっぱり在宅勤務できないかな？」
秘書の仕事は、むしろ在宅でこそ真価を発揮できる時代になりました。お茶出しなどの対面業務に縛られず、オンラインでスマートに上司を支えるのがこれからのスタンダード。
この記事では「なぜ在宅の方がいいのか」の理由や、在宅でも可能な具体的な業務、未経験からでも実現するための4つのコツを詳しく解説します。場所を選ばず輝くためのヒントを、一緒にお話ししていきますね！
「秘書は在宅勤務できない」と言われる3つの理由
- 会議準備や来客対応など対面業務が多い
- 紙書類や機密情報の扱いに制約がある
- 上司との信頼構築は対面が優先されがち
会議準備や来客対応など対面業務が多い
秘書のお仕事と聞いて真っ先に思い浮かぶのは、上司のすぐそばで、身の回りのお手伝いをしている姿ではないでしょうか。実際、従来の秘書業務には、物理的に「その場」にいないと完結しない仕事がとても多いんです。
たとえば大切なお客様がいらした時の来客応対やお茶出し。こればかりは、お家からリモートでお出しするわけにはいきませんよね。他にも、社内会議の資料を配ったり、会場を整えたり。さらに、会社の代表電話にかかってきた急ぎの連絡を上司へ取り次ぐなど、「現場でパッと動くこと」が求められる仕事が中心でした。
「誰かがオフィスに控えていてくれないと、困るんだよね」という上司の安心感もあって、秘書がその役割を一手に引き受けてきた……というのが、出社が前提になりやすい大きな理由のひとつです。
紙書類や機密情報の扱いに制約がある
次に大きな壁になるのが、情報の扱いです。秘書は、役員印（ハンコ）の管理や、まだ発表前の経営情報、重要な契約書など、会社にとってかなりデリケートな機密事項を扱うポジションですよね。そのため、セキュリティの観点から「家での作業はNG」と制限する企業が少なくありません。
特に、契約書がいまだに紙ベースの職場は要注意です。
書類をファイリングしたり、持ち出し禁止の資料をチェックしたりする文化が残っている職場では、「あの書類は会社に行かないと見られない」という状況が生まれます。
さら、上場企業や個人情報を厳格に扱う金融・医療業界などは、情報保護のルールがめちゃくちゃ厳しいです。会社全体のシステムがクラウド化（ネット上で管理）されていない場合、秘書だけがリモートへ移行するのは、安全面から見て難しいと判断されがちなんですね。
上司との信頼構築は対面が優先されがち
最後は、コミュニケーションの質に関わる理由です。秘書は単なる事務作業員ではなく、上司の右腕やパートナーとしての役割を期待されていますよね。そのため、「直接会って話すこと」による信頼関係が、何よりも優先される傾向にあります。
上司のちょっとした顔色の変化から「今は忙しそうだから、報告は後にしよう」と察したり、移動中のちょっとした立ち話で急な予定をキャッチしたりといった、いわゆる「あうんの呼吸」。これは、同じ空間にいるからこそ発揮しやすいスキルだと思われています。
もちろん、オンラインでもチャットツールなどを使って関係を築くことはできます。でも、日本のビジネス界ではいまだに大事な話は対面でという文化が根強いです。「直接話した方が意図が伝わるし、安心できる」と考える上司にとっては、画面越しのサポートだけでは物足りなさを感じてしまう……というのも、在宅化を阻む見えない壁になっているといえます。
在宅勤務は実際どれくらい可能？
企業秘書でフルリモート実施は少数
一般社団法人日本秘書協会と株式会社シーエーシーがおこなったコロナ前後における秘書業務の変化に関する実態調査をみてみましょう。
出典：一般社団法人日本秘書協会・株式会社シーエーシー「コロナ前後における秘書業務の変化に関する実態調査」
アンケートの結果によると、全日出社している人は34％でした。一方で、約65％の人が「一部リモート」という形で、出社と在宅を組み合わせた働き方をしています。意外とリモート自体は浸透しているんですね。
ただ、毎日お家でお仕事をするフルリモートに限ると、なんとわずか1社という結果に。やはり、会社に所属する秘書さんの場合は、完全に一度も出社しないというのは、今の日本ではまだハードルが高いようです。
なお、この調査はあくまで企業に雇われている秘書さんが対象です。
フリーランスのオンライン秘書などは含まれていない点には注意してくださいね。
また、企業の規模が大きくなるほど、交代制などで上手くリモートを取り入れている傾向があるようです。
在宅勤務を導入しても課題は残る
一方で、72％もの人が「リモート環境でも秘書としての役割は変わっていない」と答えています。
出典：一般社団法人日本秘書協会・株式会社シーエーシー「コロナ前後における秘書業務の変化に関する実態調査」
つまり、仕事の中身そのものは、場所を選ばずこなせるということですね。
ただ、実際にやってみると「ここが大変！」というポイントも浮き彫りになっています。アンケートの結果を見ると、なんと回答者の85％が現在の業務において「多岐にわたる課題を、複数抱えている」と答えているんです。
具体的には「業務の効率化」や「情報共有」に悩む声が多いですが、特にリモートワークを境に「ITツールの活用」や「ペーパーレス化」といった課題がより鮮明になっています。
「紙の書類が会社にしかない」「ハンコをもらうために出社が必要」といったアナログな慣習が残っていると、せっかくの在宅勤務もスムーズには進みません。ただ家で仕事をするだけでなく、デジタルツールをどう使いこなし、いかに効率を上げるかというリモートでの業務の進め方そのものに、多くの秘書さんが頭を悩ませているのが実情のようです。
【結論】秘書の仕事は在宅勤務でも可能
これまで見てきたデータからもわかるように、会社に勤める企業秘書という枠組みだと、どうしても完全在宅で働くのは難しいのが現状です。
でも、安心してくださいね。秘書の仕事＝出社という常識は、働き方のスタイルを変えるだけでガラッと変えられます。
たとえば、いま注目されているオンライン秘書やオンラインアシスタントといった働き方なら、フルリモートで活躍することが十分可能です。
特定の会社に毎日通うのではなく、インターネットを通じて業務をサポートする形であれば、場所の制約はなくなります。
これなら、お家で自分の生活を大切にしながら、秘書としてのスキルを存分に活かせますよ。「秘書だから在宅は無理」と諦める必要はもうありません。
秘書の仕事で在宅勤務できる業務・できない業務
在宅でも可能な業務
秘書の仕事の多くは、実はパソコンとインターネットさえあれば、家でスマートに進めることができます。
たとえば、上司のスケジュール管理やオンライン会議の設定。これらは共有カレンダーやクラウドツールがあれば、オフィスのデスクに座っているのとまったく同じようにこなせます。他にも、メール対応や資料作成、経費精算、リサーチ業務なども在宅で集中して取り組める仕事の代表格ですね。
最近はZoomやチャットが当たり前になったので、わざわざ上司の席まで行かなくても、その場ですぐに相談や報告ができます。こうしたツールの普及で、前は会社じゃないとダメだったことが、どんどん家でできるようになっているんですよ。
家なら電話や来客で作業を中断されることもないので、リサーチや資料作成などは、むしろ出社時よりもはかどるという声も多いです。
出社が必要になる業務
一方で、どうしても身体をつかった動きや実物が伴う業務は、出社して対応することになります。
代表的なのは、大切なお客様がいらしたときの来客対応やお茶出しですね。こればかりは、その場でおもてなしをする必要があるため、リモートでは代わりが務まりません。また、会社に届く郵便物や宅配便の受け取り、紙の契約書への押印作業、会議室のテーブルセッティングなども、現場での作業が必須となります。
特に、書類がデジタル化されていなくて紙で保管されている会社や、社内からしかつながらない専用パソコンがある場合は、どうしても出社が必要になります。
形のあるモノや場所に縛られる仕事がどれくらいあるかが、在宅できるかどうかの大きな分かれ道ですね。
在宅勤務できる秘書になるための4つのコツ
在宅メインで働ける仕事を選ぶ
まず1番大切なのは、最初から在宅で働くことが前提の募集を選ぶことです。出社が当たり前の会社で後からリモートにしたいと交渉するのは、実はすごく大変なこと。それよりも、最初からオンラインでのサポートを求めている依頼主を探すほうが、ずっとスムーズに理想の働き方が手に入ります。
たとえば、最近人気のオンライン秘書や在宅アシスタントといった業務委託型の案件がおすすめです。これらは場所を問わずにお手伝いすることを前提に募集されているので、初心者の方でも安心してスタートできますよ。
こうしたお仕事は、クラウドワークスやランサーズといったクラウドソーシングサイトや、オンライン秘書を専門に扱う人材サービスで見つけることができます。まずは「在宅 秘書」というキーワードで、どんな募集があるのか覗いてみることから始めてみましょう！
オンライン業務スキルを磨く
家で秘書として活躍するには、オンラインならではのツールを使いこなすスキルが欠かせません。離れて仕事をするからこそ、「このツールを使えばこんなにスムーズに進むんだ！」と相手に思ってもらえることが、あなたの信頼に直結します。
具体的に磨いておきたいのは、以下のようなツールの操作スキルです。
- チャットツール： SlackやChatworkなどで、テンポよく正確にやり取りする力
- 共有カレンダー： Googleカレンダーなどで、上司の予定をパッと整理する力
- クラウド資料作成： Googleドキュメントやスプレッドシートで、同時編集しながら資料を整える力
- Web会議ツール： ZoomなどのURL発行や、スムーズな進行サポート
「ツールのことはよくわからない……」という状態だと、上司に手間をかけさせてしまいます。逆にこれらをサクサク使いこなせれば、「会社にいるときより仕事が早いね！」と頼りにされるようになりますよ。
上司の意図をくみ取り信頼を築く
オンラインの仕事は対面と違って、相手の表情やオフィスの空気感が見えにくいという弱点があります。だからこそ、これまで以上に上司の意図を先回りして汲み取る力が重要になってきます。
まずは上司の業務スタイルや、なにを優先したいと考えているかを早めに理解しましょう。「この資料が必要といわれたけれど、会議の流れを考えるとこっちのデータも準備しておいた方がいいかも」というプラスαの気遣いが、オンラインではとても喜ばれます。
こまめな報告や「こういう理解で合っていますか？」という確認を惜しまないことも大切です。
離れていてもこの人は私のやりたいことを分かってくれているという安心感を持ってもらえたら、もう立派なパートナー。そんな「次を読んで動ける」関係性を、チャットやメールを通じて1歩ずつ築いていきましょう。
情報管理と守秘義務を徹底する
秘書は、会社や上司の「秘密」を預かる大切な仕事です。特に家で仕事をする場合、セキュリティ管理をどれだけ徹底しているかが、プロとしての評価を大きく左右します。守秘義務を完璧に守れる人こそ、長く安定して契約を結んでもらえるんです。
最低限の対策として、以下の3つは必ず徹底しましょう。
- パスワード管理： 二要素認証を設定し、使い回しをしない
- アクセス権の設定： 必要な人にだけ必要な権限でデータを共有する
- データの扱い： 公共のWi-Fiは使わない、パソコンの画面を他人に見せない
- 廃棄のルール： 万が一紙に印刷した場合は、シュレッダーで細かく処分
「情報の扱いが丁寧ですね」といってもらえることは、どんな実務スキルよりも強力な武器になります。機密情報を扱う責任感をしっかり持ち、「この人なら安心して会社の裏側を任せられる」という安心感を積み重ねていきましょう。その誠実な姿勢が、あなたのキャリアを力強く支えてくれますよ。
実際に在宅勤務で秘書になった3人の体験談
ライフステージに左右されないオンライン秘書で収入2倍
元歯科衛生士のゆりさんは、ご主人の転勤に振り回される生活のなかで自分のキャリアを諦めかけていました。国家資格を持っていても、転勤族という理由で正社員を断られ続け、時給1,000円のパートで働くしかなかったからです。
「どこへ行ってもキャリアがリセットされてしまう……」という不安を抱えていたときに出会ったのが、場所を選ばないオンライン秘書でした。リモラボで1からスキルを磨いた結果、なんと今では自宅にいながらパート時代の2倍の収入を得るまでになったんです！
現在は転勤を怖がることもなく、実家への長期帰省中もパソコン1台でお仕事をこなすなど、まさに理想のワークスタイルを叶えています。「培ったスキルは場所が変わっても一生私のもの」という自信が、ゆりさんの毎日を支えています。
リモラボCampをきっかけにオンライン秘書に
続いては、リモラボCampに参加して「自分だけの価値」を見つけたNaoさんのストーリーです。当初のNaoさんは、「自分には自慢できるような特別なスキルなんてひとつもない」と、ずっと1歩踏み出すことに臆病になっていました。
しかし、キャンプを通じてこれまでの事務経験を丁寧に棚卸ししていくうちに、大きな気づきがありました。
それは、自分が「当たり前」だと思っていた細かい気配りや、正確な事務処理こそが、オンライン秘書として求められている最大の価値だということです。
「私の経験が、ちゃんと誰かの役に立つんだ！」と自信を持てたNaoさんは、初めての案件獲得に成功。現在は「場所を選ばずに、自宅から誰かをサポートできる喜び」を噛み締めながら活動されています。新しい才能を外に探しに行くのではなく、今ある価値を信じることで道が開けることを教えてくれる、素敵な事例です。
本業・副業を両立し収入2倍にした3児のママ
最後は、3人のお子さんを育てながらフルタイムで働くパワフルママ、あやさんです。仕事と育児で目が回るような毎日を送るなか、「もっと自由に使えるお金と時間が欲しい、でも今のままでは将来が不安」とひとりで悩みを抱えていました。そんな彼女が勇気を出して挑戦したのが、オンライン秘書の副業でした。
ただでさえ忙しいなかで、あやさんは家事や育児の合間のわずかな時間をパズルのように組み合わせる独自の時間管理術を磨いていったのです。その努力の結果、なんと本業と合わせた収入をこれまでの2倍にまで伸ばすことができました！
「忙しいから無理」と諦めるのではなく、「忙しいからこそスキマ時間を味方につける」という発想の転換が、あやさんの未来を切り拓きました。現在は心にも大きな余裕が生まれ、お子さんたちとの時間も前よりずっと楽しめるようになっています。
まとめ
「秘書の仕事＝出社」という思い込みを外すと、場所を選ばず自分らしく働くチャンスは、すぐ目の前に広がっています。
これまでは「上司のそばにいないとできない」と思われていたお仕事も、オンラインツールを味方につければ、むしろ今まで以上にスマートに、かつスピード感を持ってこなせるようになりますよ。
- 従来の企業秘書は対面業務も多いが、「オンライン秘書」なら100%在宅勤務が可能
- スケジュール管理や資料作成など、PC一台で完結できる業務は意外と多い
- 成功のコツは、最初からリモート前提の仕事を選び、デジタルスキルを磨くこと
- 物理的に離れているからこそ、「先回りする気遣い」と「こまめな報告」が信頼の鍵
- セキュリティ意識を高く持ち、守秘義務を徹底することが長く愛される秘訣
自分のライフスタイルを大切にしながら、誰かの役に立つ喜びを感じる。そんな在宅秘書への1歩を、ぜひここから踏み出してみてくださいね！
