チャットでのやり取りって、メールとなにが違うの？イマイチ自信がない……
フリーランスで仕事をおこなうにあたりコミュニケーションスキルは必要不可欠です。対面やオンラインで打合せをおこなう場面もありますが、日常的なやりとりはチャットツール上が多いでしょう。
今回は、仕事をスムーズかつ有利に進めるためのチャット術について紹介します。
チャットコミュニケーションのコツを学ぶ機会は少なく、書き方や要素を意識せずに文章を書いている方も多いはず。記事の内容を参考にして、情報が正しく伝わるやり取りを心掛けましょう。
チャットコミュニケーションで最も大切な考え方とは？
チャットコミュニケーションで大切な考え方は、たったひとつです。それは、相手の時間を奪わないこと。
クライアントは、基本的に忙しいもの。あなたとチャットでやり取りする時間を本来の業務にあてることで、業務効率化や売上向上につながるかもしれません。
そんな中で時間を割いていただいているという意識を持つことで、相手の時間を大切にできるでしょう。
チャットの場面ごとに意識するポイント
提案や報告をおこなう場合
チャットで提案や報告をおこなう場合は、以下の3点が大切です。
挨拶から始める
唐突に本題に入ると、相手は返事を催促されているような印象を受けるので、まずは挨拶から始めましょう。意識するポイントは以下の3点です。
日常的なコミュニケーションでは、手紙やビジネス文書のように改まった表現や時候の挨拶を用いる必要はありません。
基本的には「お世話になっております」「お疲れ様です」といった簡単な挨拶から入ればOKです。
ただし、状況に応じた挨拶をおこなうことも大切です。相手の立場を意識することで血の通ったやりとりにつながり、単なる取引相手ではなく人間として関わりをもてます。
ミーティング後には「先ほどはお時間をいただきありがとうございました」、対面で相手と会った後には「先日はありがとうございました」など、臨機応変に表現を使いこなしたいですね。
要件を簡潔に伝える
チャットの要件が伝わる明確な文章を心掛けましょう。意識するポイントは以下の3点です。
チャットを送った目的を前半に記載することで、相手の理解の手助けになります。
報告・連絡・相談、どの目的かを伝えることで、相手はどのように返信すればよいか考えながらメッセージを読み進めることができます。
本文が長くなってしまう場合や確実に要点を伝えたい場合には、状況に応じて記号（◎や【】）を用いて強調するとよいでしょう。
見やすい文章を書く
視覚的に見やすい文章を作成する際のポイントは、以下の3つです。
改行のない長文メッセージが届くと、たとえ必要な内容でも読む気を失います。
ツールの機能で要点を太字にする、色を付けるなど視覚的な変化をつけ重要度を可視化することも大切です。
使用するツールに強調機能が備わっていない場合、以下のような方法で工夫しましょう。
特に箇条書きや数字をうまく使うと、テキストメッセージは非常に見やすくなります。 要点が複数ある場合は箇条書きではなく数字をつけて、必要な情報の数を明確に示しましょう。
返信の際にも「①については〇〇で、②については××です。」と答えやすく、相手の時間短縮にもつながります。
相手に質問をする場合
チャットで質問をする場合は、以下3点を意識しましょう。
クライアントワークや商談の際、疑問を解消することはもちろん大切です。
しかし、質問という行為により相手の貴重な時間や情報をいただいているという意識を忘れてはいけません。
上記をふまえた質問をすることで相手にとって理解しやすくなり、返信時のストレスもを減らすことができます。
質問内容は簡潔にまとめる
質問内容を短く簡潔にまとめるために、以下の3点を意識しましょう。
質問があることを最初に伝え、内容もまとめて記載しましょう。
最後に質問を記載してしまうと、読み手はもう一度最初からメッセージを読み返すことになります。 質問が複数にわたる場合は数字を用いて、相手が返信コメントを入力する際の手間を省きましょう。
質問の背景も簡潔に伝える
なぜ質問をしてどんな答えを求めているのか、質問の背景を明確にしましょう。以下の3点を意識すると、質問の意図が伝わりやすいです。
すべての質問にはっきりとした答えがあるとは限りません。
状況や背景に応じて質問の回答が変化する場合もあるので、なぜそのような質問をするかを相手に共有する必要があります。
質問のもとになったデータや作成途中の資料など、回答の参考になる資料を共有することで相手はあなたの状況を理解しやすくなります。やり取りの回数も減り、時間短縮にもつながるでしょう。
丁寧な結びの言葉を添える
チャットを使って質問をする際には、必ず結びの言葉を添えましょう。結びの言葉に必要な要素は、以下の3点です。
結びの言葉は、ただ感謝を述べるだけでなく、相手が「いつまでになにを答えればよいのか」をまとめる重要な役割を果たします。
知識を教えてもらったりアドバイスを求めたりする場合は、相手にとって大きな負担です。
回答に時間を割いてもらうだけでなく、相手がこれまでの経験や勉強で得た知識を無償で提供していただくことに感謝を伝えましょう。
業務上必要なヒアリングをおこなう場合にも結びの言葉は大切ですが、知識を教えていただく場合には特に丁寧に感謝と敬意を伝えることが大切です。
結びの言葉としてつかえる表現には、次のようなものがあります。
状況に合わせて使用してくださいね。
まとめ
チャットツールを用いたコミュニケーションをおこなう際には、とにかく「相手の時間を奪わないこと」を最優先に考えましょう。特に、質問をする場合は要点をわかりやすくまとめ、結びの言葉で感謝まで伝える必要があります。
要点をまとめて相手に伝わりやすくするだけでなく、一目で大切なポイントがわかるレイアウトにこだわることも大切です。
相手の理解しやすさや返信しやすさを考えたメッセージを送ることで、業務がスムーズに進むだけでなく印象や信頼性の向上にもつながります。
さまざまなテクニックやノウハウがありますが、すべて「相手にとって貴重な時間を奪わない」ことにつながります。