フリーランスにとって、クライアントへの提案資料は重要な営業ツールです。提案をスムーズに通すにはできるだけ見やすく、伝わる資料作成が欠かせません。しかし、はじめての資料作成の場合、なにに注意すべきかわからない方は多いでしょう。
そこでこの記事では見やすい資料を作るコツや、確認すべきチェックポイントをご紹介します。クライアントにわかりやすく、伝わる資料を作りたい方はぜひ最後までご覧ください。
見やすい資料を作るための4ステップ
- 「誰に」「なにを」「なぜ」伝えるのか明確にする
- 内容をテキストで作成する
- 構成をととのえる
- スライドのデザインを作成する
1.「誰に」「なにを」「なぜ」伝えるのか明確にする
資料作成の前に「誰に」「なにを」「なぜ」伝えるのかを明確にします。資料を見た人にどうなってもらいたいか、目的はなにか、できるだけ細かく言語化しましょう。
はじめに方向性をしっかり決めておくと、内容に一貫性が出て伝わりやすい資料になります。
2.内容をテキストで作成する
いきなり資料を作りはじめるのではなく、まずは内容を一通りテキストで作成してみましょう。そこから内容をスライドに振り分けます。
スライドに振り分ける際には、「ひとつのスライドにひとつのメッセージ」を意識し、伝えたい情報を整理するのがポイントです。
ひとつのスライドに情報が多いほど、伝えるべきことがなにか伝わらなくなります。できるだけ情報は詰め込まず、文字や装飾も最小限にしましょう。
3.構成をととのえる
次に資料の構成が適切かどうか、見直しましょう。
資料の内容は目的とゴール、課題、解決策、結論の順番になっていますか？とくに「目的とゴール」が資料の最初にないと、内容が伝わりにくくなります。
構成をととのえる際のポイントは、「誰に」「なにを」「なぜ」伝えるかの明確化です。最終的に読み手がどのような行動をするのが理想か、考えて作成してくださいね。
4.スライドのデザインを作成する
事前準備ができたら、最後にスライドにデザインを入れていきまます。いきなりここから始めがちですが、この手順を踏むことが大切です。
資料制作のデザインで気をつけるべきポイントは、次章で詳しくご紹介します。
見やすい資料にするデザインのコツ
デザインの4原則を守る
デザインの4原則とは「近接」「整列」「反復」「対比」の4要素です。わかりやすく、見やすい資料は、必ずこの4原則にそって作られています。
以下では4原則をそれぞれ詳しく解説します。ルールを知るだけで、誰でもすぐに活かせるので覚えて下さいね。
近接
近接とは関連しているものや、同じグループに属しているものを、近づけて配置することです。
レイアウトを決めるときに、同じグループのものを近くに配置するとひと目で同じ要素だと理解できます。
同じグループに分類したい図形や文字、記号が離れすぎていないか、関連する文章や画像が近いかどうか、固まりを意識して作成しましょう。グループごとの余白も意識して距離を置くと、さらにわかりやすくなります。
整列
整列とは、要素を意識的にととのえることです。ページ内はもちろん、ページをまたいでもタイトルや図形がそろっていると、すっきりととのった印象になります。
一方で、文字や図形の位置がずれていると違和感が生まれ、見る側にストレスを与えてしまいます。複数のページをまたいだ場合でも、文字や図形の位置がそろっているか、確認しましょう。
反復
反復とは色や図形、フォント、装飾などの要素をくり返し使うことです。同じ要素をくり返し使うと、デザイン全体に統一感がでます。
反復を使う際には、伝えたい内容ごとに、統一感をもたせることがポイントです。「タイトル+説明」なのに、一つだけ「タイトルのみ」だと違和感がありますよね。
また、逆に話の流れを変えたい場合は、違う図形を用いると伝わりやすくなります。たとえば左から右に流れる図解から、上から下に配置する図解に流れを変えると、セクションの切りかわりを表現できます。
対比
対比とは情報の優先度をはっきりさせることです。文字の大きさや線の太さ、色などを変えて優先度の高い情報を目立たせると、見る人の目を引きつけるデザインになります。
たとえば要素の違いを強調させ、タイトルを本文より大きくデザインすると、ひと目でタイトルがどれかわかりますよね。
全体のデザインをととのえる際には、余白を十分に取るのがポイントです。
図解を入れる
見やすい資料にするデザインのコツ、2つ目は「図解」を使うことです。文字ばかりの資料は、見る人にストレスを与えます。図解やグラフを活用すると視覚的にも内容を伝えられるでしょう。
図解を使用するときにも、先にご紹介した4原則を意識して作ると、見やすくわかりやすい資料になりますよ。
見る側がストレスになる資料とは
無くてもよい部分まで書いてある
文字ばかりだと、1番伝えたい内容がクライアントに伝わりません。不要な情報まで書いてあると、相手に負担をかけます。資料を最後まで読んでもらえない原因にもなるので、無くても伝わる言葉や情報はできるだけ減らしましょう。
4原則を意識していない
デザインの4原則を意識していないと、見づらい資料になります。
情報の優先度を意識し、わかりやすく情報をまとめましょう。
情報をまとめる際には、資料全体を通して4原則を意識することが大切です。
ひとつのスライドに情報がたくさん
ひとつのスライドにつき1メッセージが基本です。情報を詰め込みすぎると、要点が伝わりにくくなるので気をつけましょう。視線誘導にも気を配り、要点を絞ると、伝えたい情報が明確になります。
余白がない
余白がない資料は圧迫感があり、見る側に負担を与えます。デザインでは「余白も大切なデザイン要素のひとつ」と言われます。
デザインの4原則を意識し、グループごとに余白を意識してください。
意図しない余白ができたからと、情報で埋めるのは絶対にやめましょう。
資料作成後に確認すべきチェックポイント
文章の区切りがおかしくないか
文章の改行位置がおかしくないか、声に出して確認してください。改行の位置に迷ったら、声に出した際に違和感のないと感じた場所や、助詞のあとに入れましょう。
線が曲がっていないか
文字の下に引いている線（アンダーライン）が曲がっていないか確認しましょう。線や装飾が曲がっていると、少しでも違和感があります。細かいところまで意識できると見やすい資料デザインになります。
フォントサイズが統一されているか
フォントのサイズは全体的に統一されていますか？
小見出しや本文のフォントサイズを統一すると、情報の優先度がひと目でわかります。
フォントの太さにもこだわると、さらに見やすい資料になりますよ。
図形のサイズや配置はあっているか
図解を入れる場合、図形のサイズや高さ、配置に注意しましょう。同じページ内だけでなく、ページをまたいだ図形のサイズや配置などに違いがないかも確認します。
文字や素材の位置がずれていないか
文字の書き始めや揃えるべき素材の位置がズレていないか確認しましょう。
文字や素材が整列できていないと違和感になり、内容よりそちらに目が向いてしまいます。
配置をととのえるとスッキリした資料になるので、必ず見直しましょう。
わかりやすい資料を早く作るための時短術
同じ構成を先に作っておく
デザインの4原則の「反復」で説明したように、資料全体で同じものをくり返し使うと統一感のある資料になります。デザインを一つひとつ作るのではなく、同じ構成を複製すると時短につながりますよ。
新しいページを作る時は基本「構成」をコピーして作りましょう。
時短になる機能を使う
ページ内にイラストや写真など、素材を使いたい場合は、よく使うものをまとめておきましょう。
お気に入りやブックマーク機能があれば活用して、ない場合は素材置き場のページを作るとよいですね。
また、デザインツールには便利なショートカットキーがあるのでぜひ取り入れましょう。一つ一つは少しの時間でも、資料作成全体で見るとかなりの時短につながります。
まとめ
見やすい資料作成には、まず資料作成の目的を明確にすることが大切です。最初に全体の構成を作り、読み手にどんな行動をしてもらいたいか考えてから資料作成に入ると、統一感のあるわかりやすい資料になります。
そのほか無駄な情報を省き、デザインの4原則ルールを守ることで、デザインが苦手な人も見やすい資料が作れます。今後の資料作成に、ぜひ取り入れてみてくださいね。
